GİRESUN FINDIK TARIM ÜRÜNLERİ LİSANSLI DEPOCULUK A.Ş.
KİŞİSEL VERİ İŞLEME ENVANTERİ
ORGANİZASYON SÜREÇ   KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA AKTARMA ALINAN GÜVENLİK TEDBİRLERİ
Departman Faaliyet Veri Kategorisi   Kişisel Veri Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Amacı Veri Konusu
Kişi Grubu		 Hukuki Kişi
Grubu		 Saklama Süresi Alıcı/Alıcı
Grupları		 Yabancı Ülkelere
Aktarılan Veriler		 İdari Tedbirler Teknik Tedbirler
İNSAN KAYNAKLARI Çalışan Özlük Dosyası Oluşturmak Kimlik 1 Adı Soyadı   İş akdi ve mevzuat kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi Çalışanlar Sözleşme İmzalanması ve Sosyal Güvenlik Bildirimi Süresiz Emekli Sandığı, SGK Diğer İlgili Kurum ve Kuruluşlar Aktarım yok -Çalışanlara "Veri Güvenliği" konusunda farkındalık eğitimleri verilerek bilgilendirmeler yapılmaktadır.
 -Çalışanlara Gizlilik Sözleşmeleri İmzalatılmaktadır.
 -KVKK Prosedürleri hazırlanmıştır. Prosedüre uymayan personel için disiplin cezası verilmektedir.
-İlgili kişilerin aydınlatılması yükümlülüğü Aydınlatma Metinleri ile yerine getirilmektedir.
-Kurum içi denetimlerve eğitimler yapılamaktadır.Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesi engelenmektedir.
-Kişisel verilerin korunması ile ilgili değişiklikler, yenilikler KVKK'nın web sayfasından kontrol edilmektedir.		 -Teknik donanım ve yazılım listeleri güncel olarak takip edilmektedir.
-Veri güvenliği için gerekli koruyucu programlar alınmıştır.
-Teknik donanım, yazılım ve bilişimin konularında teknik yardım alınmaktadır. Tedarikçi ile Gizlilik sözleşmesi imzalanmıştır.
-Saklama ve imha sürelerine uygun davranılmaktadır.
-Güvenlik açıkları takip edilerek zaafiyet tespit edildiğinde hemen önlem alınır. Bilgi Güvenliği Tatbikatları yapılmaktadır.
-Elektronik ortamlarda parola ve şifreleme kullanılmaktadır.
-Yedeklemeler yapılmakta ve saklanmaktadır.
-Verilerin fiziksel olarak arşivlendiği arşiv bölümüne yetkili kartlı geçiş mevcuttur.
-LOG'lama yapılmaktadır.
2 TC Vatandaşlık No   İş akdi ve mevzuat kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi Çalışanlar Sözleşme İmzalanması ve Sosyal Güvenlik Bildirimi Süresiz Emekli Sandığı, SGK Diğer İlgili Kurum ve Kuruluşlar Aktarım yok
3 Doğum Tarihi   Sosyal Güvenlik Kurumuna Giriş Bildirimi yükümlülüğünün yerine getirilmesi Çalışanlar Sözleşme İmzalanması ve Sosyal Güvenlik Bildirimi Süresiz Emekli Sandığı, SGK Diğer İlgili Kurum ve Kuruluşlar Aktarım yok
4 Doğum Yeri   Sosyal Güvenlik Kurumuna Giriş Bildirimi yükümlülüğünün yerine getirilmesi Çalışanlar Sözleşme İmzalanması ve Sosyal Güvenlik Bildirimi Süresiz Emekli Sandığı, SGK Diğer İlgili Kurum ve Kuruluşlar Aktarım yok
5 Anne Baba Adı   Sosyal Güvenlik Kurumuna Giriş Bildirimi yükümlülüğünün yerine getirilmesi Çalışanlar Sözleşme İmzalanması ve Sosyal Güvenlik Bildirimi Süresiz Emekli Sandığı, SGK Diğer İlgili Kurum ve Kuruluşlar Aktarım yok
6 Bakmakla Yükümlü Olduğu Aile Efradı   Yan hak ve menfaatlerine yönelik yasal sürecin işletilebilmesi Çalışanlar ve yakınları Yasal Zorunluluk  Süresiz Emekli Sandığı, SGK Diğer İlgili Kurum ve Kuruluşlar Aktarım yok
Eğitim 7 Diploma   İstihdam edileceği pozisyona uygun eğitim aldığının ispatı Çalışanlar Yasal Zorunluluk  Süresiz Yetkili Makam, kurum kuruluş Aktarım yok
Sağlık 8   Sağlık Raporu İş Akdi ve Mevzuat Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İç Yönerge
Açık Rıza		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok -Özel Nitelikli Kişisel Veriler hakkında da personele gerekli bilgilendirme yapılmaktadır.
-Özel Nitelikli Veriler de diğer Kişisel Veriler gibi güvenli ortamda saklanır.		 -Özel Nitelikli Veriler de Kişisel Verilerde olduğu gibi hassaiyetle saklanır.
-Özel Nitelikli Verilerin fiziksel olarak arşivlendiği arşiv bölümüne yetkili kartlı geçiş mevcuttur.
-Bu dosyalar üzerinde sadece veri sorumlusu işlem yapmaktadır. Bu konuda da farkındalık mevcuttur.
İSG Dosyası Oluşturmak 9   Sağlık Taraması İSG ile ilgili Kurum sorumluluğu bulunması Çalışanlar Yasal Zorunluluk  Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
Özlük 10   İkametgah İş Akdi ve Mevzuat Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İç Yönerge
Açık Rıza		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
11   Adli Sicil Kaydı İş Akdi ve Mevzuat Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İç Yönerge
Açık Rıza		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
12   Askerlik Belgesi İş Akdi ve Mevzuat Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İç Yönerge
Açık Rıza		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
13   Daha Önce Çalıştığı İş Yeri Bilgisi İş Akdi ve Mevzuat Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İç Yönerge
Açık Rıza		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
14   Vesikalık Fotoğraf İş Akdi ve Mevzuat Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İç Yönerge
Açık Rıza		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
İletişim 15   Telefon
adres
Mail		 Hızlı ve etkili iletişim sağlanması Çalışanlar İç Yönerge
Açık Rıza		 Süresiz İlgili kurum kuruluşlar Aktarım yok
Hizmet İçi - Kurum Dışı Eğitim Yapmak Kimlik 16 Adı Soyadı   Personelin, müşterinin ve yöneticinin yetkin ve donanımlı hale getirilmesi için eğitim faaliyetleri yapılması Çalışanlar, Müşteriler, Yöneticiler Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok -Eğitime Katılanların sayısının bilinmesi, eğitim kartlarına işlenmesi ve eğitim raporu oluşturulması konusunda ad-soyad alınmaktadır. Bu konudaki farkındalık mevcuttur.
-İletişim Bilgileri, geri bildirim olması gereken durumlarda kullanılmak üzere alınmaktadır. bu konudaki farkındalık mevcuttur.
-Farkındalık eğitimleri yapılmaktadır.
-Tüm süreçler oryantasyon eğitimlerinde anlatılmaktadır.
-Personel Gizlilik Sözleşmeleri imzalanmıştır.
-Aydınlatma Metni ile aydınlatmalar yapılmaktadır.		 -Kağıt üzerinde alınan veriler analiz yapıldıktan ve eğitim kartlarına işlendikten sonra dosyasına kaldırılır.Özel dolaplarda muhafaza edilmektedir.
-Veri sorumlusunun izni olmadan dosyada değişiklik yapılamaz. Bu konuda farkındalık vardır. Uyulmaması halinde disiplin cezaları uygulanabilmektedir.
-Saklama ve imha süreçleri tanımlanmış ve takibi sağlanmaktadır.Bilgiler güncel tutulmaktadır.
-Verileri saklayacak yeterli teknik, yazılım ve donanım altyapısı mevcuttur.
17 Adı Soyadı   Personelin, müşterinin ve yöneticinin yetkin ve donanımlı hale getirilmesi için eğitim faaliyetleri yapılması Eğitmen Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
İletişim 18 Telefon-Mail   Personelin, müşterinin ve yöneticinin yetkin ve donanımlı hale getirilmesi için eğitim faaliyetleri yapılması Çalışanlar, Müşteriler, Yöneticiler Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
19 Telefon-Mail   Personelin, müşterinin ve yöneticinin yetkin ve donanımlı hale getirilmesi için eğitim faaliyetleri yapılması Eğitmen Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
Kayıt 20 Fotoğraf   Denetimlerde asli kanıt gösterilmesi Çalışanlar, Müşteriler, Yöneticiler Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
21 Video Kayıt   Denetimlerde asli kanıt gösterilmesi Çalışanlar, Müşteriler, Yöneticiler Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
22 İmza   Denetimlerde asli kanıt gösterilmesi Çalışanlar, Müşteriler, Yöneticiler-Eğitmen Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
Finans 23 Fatura Bilgileri   Personelin, müşterinin ve yöneticinin yetkin ve donanımlı hale getirilmesi için eğitim faaliyetleri yapılması Eğitmen Yasal Zorunluluk  10 yıl Bankalar Aktarım yok
İş Başvurusu Alma Kimlik 24 Adı Soyadı   İş Başvurusu yapanın tanınması İş Başvurusu Yapanlar Teamül İşe kabul edilmezse 5 yıl,
İşe kabul edilirse süresiz		 Aktarım yok Aktarım yok -CV'nin alınma maksadı ve ne kadar süre elimizde kalacağı hususunda bilgilendirme yapılır.
-Başvuru üçüncü kişilerle paylaşılmaz.
-CV referans alınarak başka kurum, kuruluş ve işletmelere tavsiyede bulunulmaz.
-Faaliyet alanımız ile ilişkisi olmayan bölümlerde eğitim alan başvuru sahiplerinden CV kabul edilmez.
-Bu konular hakkında personelde farkındalık mevcuttur.
-Kişisel Veriler konusunda açık bilgilendirme yapılıp, Açık Rıza Beyanı alınır.		 -CV Özel dosya ve dolaplarda saklanır.
-Dolaptaki evraka erişim yetkili personel tarafından veya bilgisi dahilinde mümkündür.
-İmha zamanı gelen evrak bekletilmez ve hemen imha edilir.
-CV'ler elektronik oratam aktarılmaz, kağıt üzerinde ve dosyalanmak suretiyle saklanır.
25 Fotoğraf   Fiziki tanınırlığı, hatırlama ve tanınması İş Başvurusu Yapanlar Teamül İşe kabul edilmezse 5 yıl,
İşe kabul edilirse süresiz		 Aktarım yok Aktarım yok
İletişim 26 Adres   İşe kabul edilmesi halinde iletişim kurulması İş Başvurusu Yapanlar Teamül İşe kabul edilmezse 5 yıl,
İşe kabul edilirse süresiz		 Aktarım yok Aktarım yok
27 Telefon   İşe kabul edilmesi halinde iletişim kurulması İş Başvurusu Yapanlar Teamül İşe kabul edilmezse 5 yıl,
İşe kabul edilirse süresiz		 Aktarım yok Aktarım yok
28 E-Mail   İşe kabul edilmesi halinde iletişim kurulması İş Başvurusu Yapanlar Teamül İşe kabul edilmezse 5 yıl,
İşe kabul edilirse süresiz		 Aktarım yok Aktarım yok
Eğitim 29 Diploma Bilgileri   Başvuru yaptığı pozisyon için uygun olup olmamasının kanıtı İş Başvurusu Yapanlar Teamül İşe kabul edilmezse 5 yıl,
İşe kabul edilirse süresiz		 Aktarım yok Aktarım yok
30   Yabancı Dil Başvuru yaptığı pozisyon için uygun olup olmamasının kanıtı İş Başvurusu Yapanlar Teamül İşe kabul edilmezse 5 yıl,
İşe kabul edilirse süresiz		 Aktarım yok Aktarım yok
Kişisel Özellikler 31   Özel Yetenekler
Hobi		 Sanata, spora vb.ilgisi, yeteneği, pozisyon belilerken etken olabilmesi, uyumlu ve disiplinli çalışmaya elverişliliği hakkında fikir oluşturması İş Başvurusu Yapanlar Teamül İşe kabul edilmezse 5 yıl,
İşe kabul edilirse süresiz		 Aktarım yok Aktarım yok
32   Alışkanlıklar Alkol, sigara, madde vb. alışkanlıkların bilinebilmesi  İş Başvurusu Yapanlar Teamül İşe kabul edilmezse 5 yıl,
İşe kabul edilirse süresiz		 Aktarım yok Aktarım yok
MUDİ İŞLEMLERİ MUDİ KAYDININ YAPILMASI Kimlik 33 Adı Soyadı   Mudi kaydının yasalara uygun biçimde yapılabilmesi Ürün getiren mudiler Lisanslı Depoculuk Kanunu ve Yönetmelik 10 yıl İlgili Bakanlık ve Diğer Resmi kurumlar Aktarım yok -Mevzuatta belirtilen dışında hiçbir kişisel veri talep edilmez.
-Kişisel verilerin mevzuat gereği talep edildiği konusunda bilgi verilir.
 -Her mudi için ortak ağda bulunan form oluşturulur ve tüm bu kişisel veriler aynı form içerisinde yer alır. Bu mudiye dair hiçbir kişisel veri farklı kaynaklarda bulunmaz.
-Mevzuatın emrettiği ve izin verdiği derecede elektronik ortama işlenir. Konu hakkında mudiye bilgilendirme yapılır.
-Mudi kayıt formları arşivde saklanır ve arşiv süresi 10 yıldır.
34 TC Vatandaşlık No   Mudi kaydının yasalara uygun biçimde yapılabilmesi Ürün getiren mudiler Lisanslı Depoculuk Kanunu ve Yönetmelik 10 yıl İlgili Bakanlık ve Diğer Resmi kurumlar Aktarım yok
İletişim 36 Adres   Mudi kaydının yasalara uygun biçimde yapılabilmesi, tebligat ve yazışmaların yapılabilmesi Ürün getiren mudiler Lisanslı Depoculuk Kanunu ve Yönetmelik 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
37 Telefon   Mudi kaydının yasalara uygun biçimde yapılabilmesi, tebligat ve yazışmaların yapılabilmesi Ürün getiren mudiler Lisanslı Depoculuk Kanunu ve Yönetmelik 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
38 E-Mail   Mudi kaydının yasalara uygun biçimde yapılabilmesi, tebligat ve yazışmaların yapılabilmesi Ürün getiren mudiler Lisanslı Depoculuk Kanunu ve Yönetmelik, Veri Sorumlusunun meşru menfaati 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
Finans 39 Banka Hesap No   Mudi kaydının yasalara uygun biçimde yapılabilmesi, üretici ödemesinin hesaba aktarılması Ürün getiren mudiler Lisanslı Depoculuk Kanunu ve Yönetmelik 10 yıl İlgili Bankalar Aktarım yok -Mudi İBAN Bilgileri kağıt ve elektronik ortamda tutulur. Mudiye bununla ilgili bilgilendirme yapılır.
 -İBAN ve diğer banka bilgileri Alpata Yazılımına kaydedilir ve saklanır. Bununla ilgili mudiye bilgi verilir.
-Mali işlemler Veri Sorumlusu kontrolündedir.
40 Vergi Numarası   Mudi kaydının yasalara uygun biçimde yapılabilmesi Ürün getiren mudiler Lisanslı Depoculuk Kanunu ve Yönetmelik 10 yıl İlgili Bakanlık ve Diğer Resmi kurumlar Aktarım yok
41 MKK Sicil No   Mudi kaydının yasalara uygun biçimde yapılabilmesi, üretici ödemesinin hesaba aktarılması Ürün getiren mudiler Lisanslı Depoculuk Kanunu ve Yönetmelik 10 yıl İlgili Bankalar Aktarım yok
MUAMELAT İŞLEMLERİ Gelen Evrak İletişim 42  Adı Soyadı   Evrakın kimden geldiğinin tanımlanması Mudiler, her türlü kurum kuruluşlar, gerçek ve tüzel kişiler Yasal Zorunluluk  10 Yıl Aktarım yok Aktarım yok -Mudiler, kurum kuruluş, gerçek ve tüzel kişilere kişisel veriler hakkında aydınlatma metni bilgisi verilmektedir. Personelin konu hakkında farkındalığı vardır.
-Mevzuatta belirtilen dışında hiçbir kişisel veri talep edilmez.		 -Gelen ve giden evrak defterleri arşiv de yetkli personel tarafından saklanmaktadır. Süresi gelen defterler imha edilmektedir.
-Evrak dosyalarında muhafaza edilmektedir. Dosyalar arşivde muhafaza edilmektedir. Arşive giriş çıkış yetkili personel tarafından yapılmaktadır.
43 Adresi   Yazışma, tebligat sürecinin aksamaması Mudiler, her türlü kurum kuruluşlar, gerçek ve tüzel kişiler Yasal Zorunluluk  10 Yıl Aktarım yok Aktarım yok
44 Telefon No   İhtiyaç halinde hızlı iletişim Mudiler, her türlü kurum kuruluşlar, gerçek ve tüzel kişiler Yasal Zorunluluk  10 Yıl Aktarım yok Aktarım yok
Giden Evrak İletişim 45  Adı Soyadı   Evrakın kime gittiğinin tanımlanması Mudiler, her türlü kurum kuruluşlar, gerçek ve tüzel kişiler Yasal Zorunluluk  10 Yıl Aktarım yok Aktarım yok
46 Adresi   Yazışma, tebligat sürecinin aksamaması Mudiler, her türlü kurum kuruluşlar, gerçek ve tüzel kişiler Yasal Zorunluluk  10 Yıl Aktarım yok Aktarım yok
47 Telefon No   İhtiyaç halinde hızlı iletişim Mudiler, her türlü kurum kuruluşlar, gerçek ve tüzel kişiler Yasal Zorunluluk  10 Yıl Aktarım yok Aktarım yok
paydaş İŞLEMLERİ Tedarikçilerin Mal ve Hizmet Alımı Kimlik 48 Adı Soyadı   Mal ve hizmet tedarik edilen tedarikçinin tanınması Tedarikçiler, Paydaşlar Yasal Zorunluluk  İşlem gördükten 10 Yıl sonra Aktarım yok Aktarım yok -Onaylı tedarikçi listesine işlenen Kişisel veriler hakkında tedarikçiye bilgilendirme yapılır. Bu konuda personel farkındalığı vardır.
-Tedarikçiye aydınlatma yapılamktadır.		 -Yasal unvanlarından oluşan liste elektronik ortama da işlenmektedir. Listeye ulaşım yetkili personel tarafından sağlanmaktadır.
-Tedarikçi listesinden çıkarılan tedarikçilerin kişisel verilerihemen imha edilir, tüm ortamlardan silinir,yok edilir.
-Verileri saklayacak yeterli teknik, yazılım ve donanım altyapısı mevcuttur.
-Bilgiler güncel tutulmaktadır.
Tediye İşlemleri Finans 49 İBAN   Mal ve hizmet tedarik edilen tedarikçinin tanınması Tedarikçiler, Paydaşlar Yasal Zorunluluk  İşlem gördükten 10 Yıl sonra Bankalar Aktarım yok
Tedarikçi Listesi Oluşturma İletişim 50 Adres   Fatura Bilgileri, yazışma, sipariş, teklif alma, yazılarını oluşturmak Tedarikçiler, Paydaşlar Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati Tedarikçi listesinden çıkarıldıktan sonra Aktarım yok Aktarım yok
51 Sabit Telefon   Bilgi aktarımı, sipariş verme, teklif alma Tedarikçiler, Paydaşlar Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati Tedarikçi listesinden çıkarıldıktan sonra Aktarım yok Aktarım yok
52 Cep Telefonu   Bilgi aktarımı, sipariş verme, teklif alma, SMS yoluyla bilgi alışverişi, etkin iletişim Tedarikçiler, Paydaşlar Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati Tedarikçi listesinden çıkarıldıktan sonra Aktarım yok Aktarım yok
53 E-Mail   Yazılı bilgi transferinin hızlı, etkin ve kalıcı olması Tedarikçiler, Paydaşlar Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati Tedarikçi listesinden çıkarıldıktan sonra Aktarım yok Aktarım yok
Toplantı, Eğitim, Eğitim vb. Kimlik 54 Adı Soyadı   Faaliyete katılanların faydalanma derecelerinin tespiti, geri bildirim,etkinlik takibi Tedarikçiler, Paydaşlar Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok -Tüm kurum, kuruluş, oda, borsa, STK'lar birer paydaş olarak tanımlanır ve bu alanda farkındalık sağlanmıştır.
-Verilerin alınacağı belge formatı önceden belirlenmiştir ve bu format dışında hiçbir belgeye kişisel veri işlenmez.
-Kişisel veriler katılımcıların kendi el yazıları ile alınır.
-Kişisel verilerini işlemek istemeyen katılımcıya ısrar edilmez, veri alınmaz. Açık rıza beyanı alınır.
-Aydınlatma yapılmaktadır.
-Farkındalık eğitimleri yapılmaktadır.
 -Her bir etkinlik için bir dosya oluşturulur .
-Faaliyete dair tüm evrak ile kişisel veriler bu dosyada muhafaza edilir.Dağınık bilgi işlenmez.
-Kişisel veriler etkinlik raporu oluşturulduktan sonra kağıt halinde yetkili personel tarafından dosyasında muhafaza edilir.
-Bilgiler güncel tutulmaktadır.
-Verileri saklayacak yeterli teknik, yazılım ve donanım altyapısı mevcuttur.
55 Adı Soyadı   Paydaşlarda farkındalık oluşturmak ve bilgiye hemen ulaşmalarını sağlamak adına yetkin eğitmenleri belirlemek Eğitmen Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
İletişim 56 Telefon-Mail   Geri bildirim yapılması ya da yeni etkinliklerin bildirilmesi Tedarikçiler, Paydaşlar Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
57 Telefon-Mail   Paydaşlarda farkındalık oluşturmak ve bilgiye hemen ulaşmalarını sağlamak adına yetkin eğitmenleri belirlemek Eğitmen Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
Kayıt 58 İmza   Faaliyete katılım sağlandığının ispatı, faaliyet raporunun oluşturulması Tedarikçiler, Paydaşlar Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
59 Fotoğraf   Faaliyete katılım sağlandığının ispatı, faaliyet raporunun oluşturulması Tedarikçiler, Paydaşlar Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
60 Video Kayıt   Faaliyete katılım sağlandığının ispatı, faaliyet raporunun oluşturulması Tedarikçiler, Paydaşlar Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati
TOBB Akreditasyon Standardı
ISO 9001:2015 KYS 		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
YÖNETİM KURULU  İŞLEMLERİ Dosya Oluşturma Kimlik 61 Adı Soyadı   Yetkilerini, görev ve sorumluluk yapabilmek için gerekli tanımlamaların yapılması Yönetim Kurulu ve Meclis Üyeleri Yönetmelik
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati		 Süresiz TOBB, İlgili Bakanlıklar, Oda ve Borsalar, Paydaş kurum ve kuruluşlar, Web Sayfası Aktarım yok -Kişisel verilerin Korunması Kanunu hakkında bilgilendirmeler yapılmakta ve farkındalık oluşturulmaktadır.
-Görevleri gereği şahit olacakları kişisel verileri yasaya aykırı kullanmaları halinde şahıslarının ve kurum yaşayacağı sorunlar detyalı bir şekilde açıklanmıştır.
-Açık rıza beyanları alınmaktadır.		 -Yöneticilere ait kişisel veriler ilgili kurum ve kuruluşlara talep ettikleri takdirde, güvenli elektronik ortamda aktarılmaktadır.
-Özel dosyada yetkili personelo tarafından muhafaza edilmektedir.
62 TC Vatandaşlık No   Yetki ve sorumluluklarına dair resmi işlemlerin yapılması, hakedişlerin intikali Yönetim Kurulu ve Meclis Üyeleri Yönetmelik
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati		 Süresiz TOBB, İlgili Bakanlıklar, Oda ve Borsalar, Paydaş kurum ve kuruluşlar, Web Sayfası Aktarım yok
63 Doğum Tarihi   Hak ehliyetinin ispatı
Doğum günü türünden özel günlerin tespiti		 Yönetim Kurulu ve Meclis Üyeleri Yönetmelik
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati		 Süresiz TOBB Aktarım yok
64 Telefon-E-mail   Etkin ve hızlı iletişim yapılması, yazışmaların yapılması Yönetim Kurulu ve Meclis Üyeleri Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
65 Adres   Etkin ve hızlı iletişim yapılması, yazışmaların yapılması Yönetim Kurulu ve Meclis Üyeleri Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati Süresiz Aktarım yok Aktarım yok
DESTEK HİZMETLERİ Saha Giriş Çıkışlarının Takibinin Sağlanması Kimlik 66 Adı Soyadı   Saha giriş çıkış kayıtlarının  Oluşturulması ve Takibi Ziyaretçiler Yasal Zorunluk
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok -Kişisel verilerin Korunması Kanunu hakkında bilgilendirmeler yapılmakta ve farkındalık oluşturulmaktadır.
-Aydınlatma metinleri ile aydınlatmalar yapılmaktadır.
-Personel farkındalığı sağlanmaktadır.
-Kişisel verilerin alındığı formlar önceden hazırlanmıştır, bu formlar dışında kişisel veriler alınmamaktadır.		 -Bina giriş çıkış kayıtları güvenlik noktasında yetkili personel tarafından alınmaktadır. Veriler elektronik ortamda saklanmaktadır.
-Yemekhane giriş çıkışları kağıt üzerinde atılan imza ile takip edilmektedir. Fiziksel arşivde saklanmaktadır.
67 TC Vatandaşlık No   Bina ve Saha giriş çıkış kayıtlarının  Oluşturulması ve Takibi Ziyaretçiler Yasal Zorunluk
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
Kayıt 68 Kamera Kayıtları   Bina ve Saha giriş çıkış kayıtlarının  Oluşturulması ve Takibi Ziyaretçiler İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati		 14 gün Aktarım yok Aktarım yok
69 HES Kodu   Bina ve Saha giriş çıkış kayıtlarının  Oluşturulması ve Takibi Çalışan, Ziyaretçi,Mudiler ve Yöneticiler Yasal Zorunluk
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati		 18 ay Aktarım yok Aktarım yok
70 Parmak izleri   Personel ve Yönetici kartlarının oluşturulması, bina ve saha giriş çıkışlarının takibinin sağlanması Personel ve Yöneticiler İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati		 İş akdinin ve görev süresinin sona ermesinden hemen sonra Aktarım yok Aktarım yok
71 Araç Plaka Bilgisi   Bina ve Saha giriş çıkış kayıtlarının  Oluşturulması ve Takibi, Lisanslı Depo Araç kaydının yapılması Ziyaretçiler, mudiler İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati		 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
İhale Dosyası Hazırlanması Kimlik 75 Adı Soyadı   Mal ve hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi İhaleye katılan gerçek kişiler Yasal Zorunluluk 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
76 TC Vatandaşlık No   Mal ve hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi İhaleye katılan gerçek kişiler Yasal Zorunluluk 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
77 İmza   Mal ve hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi İhaleye katılan gerçek kişiler Yasal Zorunluluk 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
İletişim 78 Telefon-E-mail   Mal ve hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi, etkin ve hızlı iletişim İhaleye katılan gerçek kişiler Yasal Zorunluluk 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
79 Adres   Mal ve hizmet alım süreçlerinin yürütülmesi, yazışmalar yapılması İhaleye katılan gerçek kişiler Yasal Zorunluluk 10 yıl Aktarım yok Aktarım yok
MUHASEBE İŞLEMLERİ Maaş Ödemeleri Kimlik 80 Adı Soyadı   Mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi Çalışan, Stajyer Yasal Zorunluluk  Süresiz Bankalar Aktarım yok -Kişisel verilerin işlenmesi konusunda aydınlatma metinleri ile aydınlatmalar yapılmaktadır.
-Personel farkındalığı mevcuttur.
-Gizlilik sözleşmeleri imzalanmaktadır.		 -Bilgiler güncel tutulmaktadır.
-Verileri saklayacak yeterli teknik, yazılım ve donanım altyapısı mevcuttur.
-Kişisel veriler dosyalarda yetkili personel tarafından saklanmaktadır.
-Arşiv giriş çıkışları yetkili personel tarafından takip edilmektedir.
81 TC Vatandaşlık No   Mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi Çalışan, Stajyer Yasal Zorunluluk  Süresiz Bankalar Aktarım yok
Finans 82 İBAN   Mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi Çalışan, Stajyer Yasal Zorunluluk  Süresiz Bankalar Aktarım yok
Fatura Ödemeleri Kimlik 83 Adı Soyadı   Mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi Tedarikçi Yasal Zorunluluk  10 yıl Bankalar Aktarım yok
Finans 84 Vergi Numarası   Mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi Tedarikçi Yasal Zorunluluk  10 yıl Bankalar Aktarım yok
85 İBAN   Mevzuatlardan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi Tedarikçi Yasal Zorunluluk  10 yıl Bankalar Aktarım yok